アラサー女性になると、電話番を後輩やパートさんが対応してくれて、取り次いでもらった電話を受ける機会が増える方もいると思います。
電話を取ってもらった時に心がけてもらいたい対応をご紹介します。
電話番はやりたくない仕事
自分が新人だった頃を思い出してください。
- 怒った口調でしゃべる人
- 何て言っているか聞き取れない人
- 名乗らない人
などなど「うわーこの電話取りたくなかった…。」と思うことありましたよね。
アラサー女性は、いつの間にか社内で一番に電話を取らなければいけない立場から、人がいないとき2番手3番手で電話を取るようになる方も増えてきたと思います。（※電話は役職や年齢、性別にかかわらず社員全員が1コールでとるべきという議論は置いておいて）
後輩や、パートさんが電話を取る役回りを担ってくれると、電話を取るしんどさをつい忘れてしまいがちです。
1日●本電話を取ったからといって会社は評価してくれません。本来の仕事のかたわらで電話を取ってくれているということに感謝しなければいけないですね。
電話取る仕事は評価されにくいし、嫌なことが多い仕事であることを再確認しましょう。電話を取り次いでくれる方たちいつもありがとうという気持ちになりますね。
パートさんが言っていた、嫌な上司
とある日、電話を取り次いでくれるパートさんが、
「●●さん（上司の名前）は外線をつなぐとき、目の前に座っている私に目もくれず返事もせずに電話を取るから感じ悪いよね～」
「電話取り次いだのに、聞こえてないのか、無視してるのか、反応なく電話とってさぁ、電話番のことを人として見てないよね～」
と話していました。ドキッとしました。
電話に出ることに気を取られて、取り次いでくれた人の存在をまるっきり忘れてしまうことありますよね。
毎日何本も電話を取るパートさんこそ取り次いだ時の対応をよく見ているので、電話取り次いでもらったときも油断せず対応しましょう。
「▲▲さん、●●様からお電話です。」と呼ばれたとき
- リアクションなく電話を取る
- 取り次いでくれた人の顔だけ見る
- うなずくだけ
など、取り次ぎ相手に対してスマートさに欠ける対応しちゃうことありますよね。
電話を取ったそのパートさんはうなずくだけでは感じ悪いと思うようです。
確かに、電話を取り次いだ時に「はーい」とか「ありがとう」とか返事を返してくれる方が気分がいいに決まっています。
職場の細かな配慮を見ている人は必ずいます。お互いに気持ちよく仕事をするためにも、気遣える点は気を付けておきましょう。
職場を観察していると、電話の取り次ぎしてもらったのに返事をしない人こそ、取り次ぎミスにも文句が多いようです。
- 担当者の名前を聞き取れなかったの？
- 電話の転送されないんだけど！
- げ、あの人また連絡してきたよ…
など、電話の取り次ぎに対しすごく不機嫌な顔をする上司に委縮してしまうのでしょう。
「上司本人は、電話の転送方法もわかないくせに」「誰だってミスすることあるし、自分宛にかかってきた電話なんだから多少のことは自分で何とかしてよ！」と過剰にミスに反応する上司に不満が募る気持ちもわかります。
最悪なのは、電話を取り次いだ時、「（あからさまに嫌な顔して）不在って言って。」という上司です。
嫌いなお客様なのか、忙しいのか、クレームなのか知らないけれど、嘘の加担をさせられるのはとてもイライラします。
そして、不在と回答したら、お客様からクレームや嫌味などを言われて嫌か思いをする確率が高いです。
私たちアラサー女性は上司を反面教師にして、電話の取り次ぎしてくれた人には寛大な対応を取りたいものです。
「ありがとう」と言ってから電話を取ろう
職場で気持ちよく過ごすためにも、電話を取ってくれた人に対して誠実に対応しましょう。
電話を取ってもらったら取り次いでくれた人の方を向き、「ありがとうございます」というのが一番心象が良いようです。
離れた場所から取り次いでもらったときは顔を見れないので「ありがとうございます」だけでも伝えましょう。
いきなり「ありがとうございます」は言いにくい人は「はーい」と返事だけでも必ずしましょう。
それも気後れするなら、電話を取り次いでくれる人の目を見てうなずきましょう。
電話番してくれることに感謝していても、言葉にしないと伝わらないのだなぁと改めて思いました。
電話を取ってくれる人に媚びるのではなく、働く仲間として気持ちよく過ごすために感謝はその場ですぐに伝えなければいけませんね。
また、個人的には「ありがとう」と言ってから電話に出ると声のトーンも落ち着いて電話対応もうまくできる気がします。
早く電話に出なければ！と思うかもしれませんが、「ありがとう」というのには２秒あれば足ります。惜しむほどの時間ではないでしょう。
ありがとうと言ってから電話に出ても、電話口から「遅い！」とクレーム出たことありません。
電話と取ってくれた人も取り次いでもらった人も誰も不幸にならないので、ぜひ電話を取り次いでくれた人に「ありがとう」を積極的に言っていきましょう。
まとめ
- 電話番は嫌な仕事。リスペクトしよう。
- 電話の取り次ぎしてくれた人を無視して電話受けるのはNG。
- 電話を取ってもらったら「ありがとうございます」を一言添えよう
初心忘るべからず。電話番業務に対して感謝を伝ええましょう！
最後まで読んで下さりありがとうございました。今日も一日お疲れさまでした！
