職場のモヤモヤ

終業ギリギリに仕事を振る上司・お局様、それ残業命令ですか?

終業ギリギリ業務依頼

自分の計画通りに仕事を進めて今日は定時に上がれそう!そんなウキウキした気分でいる終業時刻近くの夕方、上司やお局様に「ちょっとお願いしたい仕事があるんだけど~」と言われたことありませんか?

アラサー女性なら、仕方なく業務を受けるだけではいけません。上司やお局様の都合のいい人にならないように気を付ける点を紹介します。

残業命令?終業時間ギリギリの業務依頼は締切を確認

まずは、終業時刻ギリギリの業務依頼を二つ返事で受けてはいけません。必ず次のようなフレーズを使って業務の詳細を確認してください。

  • 「いつ(何日の何時)使う資料ですか?」
  • 「いつ(何日の何時頃)に(上司・お局)さんは確認されますか?」
  • 「本日最低●時間の残業しなければ完了できませんが、よいでしょうか?」
  • 「本日の終業時刻までに終われない量ですが、明日の●時頃完了でもよいでしょうか?」
  • 「(上司・お局)さんから依頼されている”●●”の業務と、どちらを先に完了すればよいでしょうか?」
  • 「自分の”●●”業務があり、残業なしで取り組むと明日の午後からでないと取り組めないのですがこの業務を預かっても良いでしょうか?」

聞き方は色々ありますが、要は「依頼業務にかかる時間」「可能な業務終了時刻」「必要な残業時間」を確認しましょうということです。

何日よりも、何時、と細かく仕事の締め切りを確認して、「そんな風に指示してない」と言われないように対策を取りましょう。

そして何より、上司やお局様に「あんた達、出来上がった資料すぐに確認するんだろうなぁ(怒)」という業務依頼者への確認責任を再確認(プレッシャーをかける)することが大切です。

急ぎと言われた業務を頑張って完了させたのに、その後放置されるのって本当に無駄だしイライラしますよね。無計画な仕事の分配をするな!と叫びたくなってしまいます。

ウサミ
ウサミ
自分の時間は自分で守らなきゃ!

上司・お局様に仕事を返したときに、「●時に確認されるとおっしゃっていた業務が完了しました。ご確認をお願いします」と周りに聞こえるように堂々と報告しましょう。上司・お局様もその時間に確認せざるを得ないでしょう。

ミス自己嫌悪本
仕事のミス!凹んで自己嫌悪…。そんなネガティブな時に読む本。仕事でミスすることありますよね。「なんでこんなミスしちゃったんだろう…。」「新人でもやらないミスだ…。」「とんでもなく迷惑かけてしまった...

上司・お局様の無茶な仕事の締切設定はパワハラ!

終業時刻近くに業務を依頼されることって誰でも経験あると思います。

期日に余裕があったり、依頼者から、業務内容を細かく教えてもらったり、簡単なこと、慣れた仕事、短時間で完了できる内容だったらそれは適正な業務依頼です。

基本的には「やりたくない!」と言ってはいけないです。しかし、

  • タイトなスケジュール
  • 毎回のように終業間近の依頼
  • 初めての業務なのに丸投げで何の指示もない
  • 些細なミスを執拗に責める
  • ほかの人と比べて明らかに依頼頻度が多く悪意を感じる
  • 能力や経験を超える無茶ぶりをする

などどいったことはパワハラに該当します。「できません!」と言っていいです。

ウサミ
ウサミ
これ、私の上司の依頼のやり方だ!

業務上明らかに不要なことや遂行不可能なことの強制、仕事の妨害があった場合、「過大な要求」型のパワハラです。一人一人の業務量は会社やその部署の業務量によっても異なるので、単に仕事の量が多いというだけではパワハラとは言えませんが、例えば、業務上の些細なミスについて見せしめ的・懲罰的に就業規則の書き写しや始末書の提出を求めたり、能力や経験を超える無理な指示で他の社員よりも著しく多い業務量を課したりすることは、「過大な要求」型のパワハラに該当することがあります。

引用:厚生労働省「明るい職場応援団」https://www.no-pawahara.mhlw.go.jp/worry/check/result

もしも、終業時刻ギリギリの業務依頼が悪意を持って行われているのであれば、業務をどうやりくりして完了させるかよりも、あなたが受けているパワハラの解決方法を考えましょう。

あなたにストレスを与え傷つける、パワハラを我慢してはいけません。自分を大切にすることを第一に考えてください。

引用元の厚生労働省「あかるい職場応援団」では、ハラスメントチェックが行えたり、動画でハラスメントを学べたりします。自分が受けているのはハラスメントなのかな?と悩んでいる人は一度見てみるとよいでしょう↓

上司・お局様の無茶ぶりが続くなら依頼簿で自己防衛!

とはいっても、状況はそれぞれです。

  • 実際に職場では悪意あっての無理な業務依頼なのか?
  • 上司・お局様の業務を振り分ける管理スキルが低いのか?
  • 上司・お局様が本当に忙しくてどうしてもあなたの手を借りたいのか?

このように、悪意があるかただの依頼下手なのか、判断が難しいです。いろいろなケースが入り混じって、悪意なくてもあなたを振り回している場合もあるでしょう。

ウサミ
ウサミ
パワハラだ!と言っていいか確信が持てない

そういったときには「業務依頼簿」をつけておくのがオススメです。

私も新人の頃は、当然毎日依頼業務の雑用ばかりでした。一方で毎日日報を書かなければならず、どんな業務を何時間行ったかをメモしていました。それを応用して理不尽な依頼業務対策として「業務依頼簿」をつけています。

  1. いつ・何時に依頼されたか
  2. 誰から依頼されたか
  3. 締切はいつ・何時か
  4. 業務内容は何であるか
  5. 事前にどのような指示・注意があったのか
  6. 結果、何時間業務に時間がかかったか

をエクセル表一覧にして「業務依頼簿」として管理していました。

上司・お局様から指示されたことをメモ取り、さらにエクセル表に入れたという感じです。5分もかからず作成できます。

リストにすると時系列で依頼業務を確認でき、自分がしょっちゅう依頼してくると感じるのは、大体週に2回以上依頼される場合であるとか、上司の●さんの業務依頼は必ず今日中であるとか、お局様の●さんは指示してないことに対してやってないと注意してくることが多い、など傾向をつかむことができます。

あまりに緊急の依頼が多く、困ったときは、頻度を集計して

「この3か月でで緊急の業務の残業命令が15回もあり、自分の業務に支障が出ているのですが…。」

「●●さんは3日前に業務の依頼を下さり十分自己チェックできる時間があります。2日くらい締切に余裕があると、自分の中でもう少しきちんとチェックしてから資料をお渡しできるのですが…。」

などと数値を用いて状況改善を訴えることができます。

上司やお局様も意外にも自分がどれくらいの頻度で業務を依頼したかを覚えていません。回数を言うと驚いて、改善されることも多いですよ!

ウサミ
ウサミ
数字を入れると説得力が増すね!

アラサー女性なら「いつも」「しょっちゅう」など抽象的な言葉を使わず客観的な数字で交渉しましょう。数字を使った方が信頼度が確実に上がります!

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まとめ

  • 業務依頼はいつ何時までに終わらせ、何時にチェックするかまで確認しよう
  • 無茶ぶりな業務依頼はパワハラの可能性あり!無理ならそう言おう!
  • 業務依頼簿をつけて、上司やお局様の無茶ぶり記録を示してやろう!

頑張らざるを得ない環境にいるあなたが、少しでも楽になりますように!

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最後まで読んで下さりありがとうございました。今日も一日お疲れさまでした!