会社で勤務歴を重ねると仕事が増えて、自然と残業って増えてきますよね。
残業せざるを得ない理由を分析して、残業を減らしましょう！
なぜ残業してしまうのか？残業の原因を分類
残業代を稼ぐために残っているわけではないのに、なぜ私たちは残業しているのか？
会社が悪い、上司が悪い、顧客が悪い、犯人を捜し始めたらキリがありません。私たちが望んでいるのは残業を減らすことです。いつかではなく、今日から残業減らしたいのです。机上の空論は一切なしで、実践できる残業解決法を提案します。そのためにまず、残業の原因を分類します。「残業したくないのに残業している原因」は４つあります。
- 処理しきれない仕事量を任されている（＝仕事の量）
- 処理しきれない難易度の仕事を任されている（＝仕事の質）
- 日中に何してたか分からない時間がある（＝優先順位）
- 周りが残業していて残るのが当たり前になっている（＝職場風土）
あなたの今週の残業理由はどれに当てはまったでしょうか？
全部該当する人が多いでしょう。具体的に今週の自分の残業理由を分類することで、理由ごと対策を取ることができます。この原因に対して、今すぐできる残業対策を以下考えました。
処理しきれない仕事量を任されている
「仕事の量」が残業の理由の場合、主な原因は「人手不足」「上司の仕事の采配ミス」「余計な仕事がついてくる」の3つです。「人手不足」と「上司の仕事の采配ミス」はあなた一人で解決するのが難しいです。長期的な人員補充待ちや上司の説得・交渉が必要です。
解決策は「余計な仕事がついてくる」この状況を打破することです。
- 「プレゼン資料、レイアウトをついついこだわってしまう」
- 「顧客からついでに●●もお願い！ってオプション分のタダ働きした」
- 「去年と今年の比較だけど、一応2年前の資料も出しといて！」
- 「同じ内容だから一緒にこっちもやっといて！」
このような、余計な仕事を上手くかわしたり、分担したりすることが大切です。
余計な仕事かどうかの判断基準は、ほかの社員（特に優秀な社員）も同じ仕事をしているか？です。
仕事の早い人がやっていない業務はやらなくても何とかなる仕事の可能性が高いです。
「レイアウトをこだわってしまう」→誰かのレイアウトルールをマネする
「顧客からの利益にならない仕事の追加」 →やや嫌な顔されるの覚悟でお断りする勇気を持つ「ついでに見えても2時間かかる業務なので、フォローの範囲外です～」「今ちょっと厳しいんでまた今度ご依頼いただいてもいいですか～」
「一応用意してほしい系業務」→過去の依頼と実績を報告すして無駄な仕事だと気づいてもらう「●●の時は、2年前の資料準備したけど、使いませんでした（←事実）。」「2年前の書類はいつでも確認できるように出したので、会議の結果（←事実）、分析必要なら改めて資料まとめなおすのでいかがでしょうか？」「使わない可能性高い資料を事前に確認いただくのはお手間かと思って…。」
「一緒にやっておいて系業務」→助っ人を頼む 「内容は把握しているので、量が増える分パートさん2時間位サポートお願いしてもいいですか？」「量が多いので一人では今日中に終わりません。前半部分を他の人に頼んで、最後のチェックを私が行うような分担で取り組んでもいいですか？」
などなど、与えられて業務を減らす工夫をしましょう。
仕事を安請け合いせず、仕事を分担したり、不要な仕事を回避しよう！
処理しきれない難易度の仕事を任されている
「仕事の質」が残業の理由である場合、原因は「上司の部下育成ミス」「自分の仕事のスキル不足」「助けを求める能力不足」の3つが多いです。
自分の能力不足を責めてしまうことが多いですが、残念ながら仕事のスキルがすぐに身につくとは限りません。
質の高い仕事を求められて残業が必要な時は、仕事のスキル向上より、助けを求める能力を大切にした方が、短期間で残業減少に効果があります。
助けを求める能力とは、できないことや分からないことを、できる人や知ってる人に尋ね教えてもらう能力です。
難易度の高い仕事を任された時、一から自分で調べていては、膨大な時間がかかってしまいます。十分に調べる時間込みで仕事が渡されるされていることは稀です。
さらに、難しい仕事では、調べた結果が間違っていることも多々あるので、誰かに仕事が正しくできたか確認してもらわなければいけません。
自分なりに仕事が完了した後に、成果を見せてダメ出しされるのが残業の原因です。仕事の中間報告をして、業務の方向があっているか確認しましょう。
または、途中でどう取り組んでいいか分からなくなったら、悶々と悩む前に、その仕事が得意な人に相談してアドバイスをもらいましょう。それが残業を減らす方法です。
職場は持ちつ持たれつです。上手く質問上手になって、抵抗なく相談できるような人間関係を作りましょう。助けてもらった人の仕事を手伝ったり、ちょっとした雑務を引き受けてあげたりすることで持ちつ持たれつは成立します。
できることが何もなかったときは「ありがとうございます！」ときちんとお礼を言うだけでも、助けてあげてよかったなと思ってもらえるでしょう。
最初から丸投げして質問ばかりするのは当然NGです。
難しい仕事が来たら、少し調べて自分が思う「仕事のやり方」を準備します。
その後に、「私の考える、この仕事の進め方は●●なのですが、こちらで正しいでしょうか？もっとシンプルな考え方があればアドバイスいただきたいのですがいかがでしょうか？」と質問してみましょう。
自分の考えを持ったうえで質問すると、怒られることはほとんどありません。上司は部下の指導育成も業務の一つです。怒られたなら上司に問題ありです。
苦労して難しい質の高い仕事に取り組むのも大切ですが、残業しすぎは良くないです。残業しなくても、仕事のレベルを上げられるはずです。
こまめに相談して、仕事完了の最短ルートを見つけよう。
日中に何してたか分からない時間がある
「日中何してかわからない時間がある」が残業の理由であるときは「1日にスケジュールを立てていない」「仕事の優先順位をつけられない」「雑務が多すぎる」の3つが原因です。
残業を減らすためにはどの仕事に何時間かかったのかを把握しすることが効果的です。日
中何をしていたか分からない人は、1つの仕事をしている途中に、お客さんからの電話対応をし、上司からの依頼業務を受けて、後輩の業務のチェックをして、メールが届いたら返信する…など1つの業務をきちんと完了せず、違う仕事に移っていることが多いです。
1つ1つの仕事をきちんと終わらせてから次の仕事に取り組むことで、残業が減ります。一度途中になった仕事に戻ると、どこまで進めたか確認する作業が増えるので結果仕事量が増えます。
7割終わった仕事が10個ある状況よりも、3個の仕事が完璧に終わり、7個の仕事が残っている方が残業が総労働時間は減り、残業も減るでしょう。
1つの仕事を終わらせる習慣を身に着けることが残業削減につながります。
1つづつ仕事を終わらせるために、まず1日のスケジュールを立てましょう。やるべきことを明確にするためです。
スケジュールを立てるポイントは、絶対にやらなきゃいけないスケジュールは3つまでにすることです。やるべき仕事はいくらでもあります。スケジュールを立てるうち3個きちんと終えられればOKとしましょう。
私も大の苦手なのですが、仕事の優先順位をつけることは大切です。
今日やらなきゃいけない仕事が10個あると、「終わった…。」と思ってしまいますよね。本当にヤバい期日の仕事だけ3つ選んで終わらせましょう。
そして、他の雑務を挟まずに1つの仕事を終わらせることで、その仕事の所要時間が分かります。所要時間が分かる仕事が増えることで、1日のスケジュールが立てやすくなります。できるだけ、仕事にどれだけ時間がかかったか記録を取りましょう。
記録を取ることで、無茶ぶりする上司に、「その仕事には大体●時間かかるので、今週終わらせるには▲▲の仕事の期限をずらさないと、完了できないのですが…。」と具体的に交渉できます。業務時間に終わらない仕事は受け取る前に、交渉して残業を回避しましょう。
時間を計りながら1日３つ集中して仕事に取り組もう
周りが残業していて残るのが当たり前になっている
職場の風土が残業が当たり前で、残業せざるを得ないとき、残業しないで済む方法はただ一つ。
何も言わず、終業時刻が来たらとにかく帰る
それだけです。
残業が暗黙の了解の職場なら、風土を変えるのは困難です。残されたのは社風を無視して帰るか転職するかの2択しかありません。
上司に残業を辞めようと働きかけることは無駄です。何も言わず終業時刻だから帰るキャラになる実力行使しかありません。
帰ることで、上司からの評価が下がる・嫌味や小言を言われる、などの副作用が出ることもあります。しかし、社風なら、残業しないことの正当性を主張してもどうにもなりません。
気持ちが許せる範囲でほどほどに残業に付き合って、ほどほどの人間関係を維持し続けるのが、会社とあなたの折り合いをつける妥協点になります。
変わり者扱いを覚悟で「定時退勤キャラ」になろう
まとめ
残業したくないのに残業しているあなたは、とても偉いです。本当にお疲れ様です。
業務時間中にしっかり仕事をしたならば、残業せず退勤して大丈夫です。
４つの残業理由に対して、あなたが実践できそうな残業削減策がありますように。そしてあなたの残業が少しでも減り、心と体が元気で、充実した生活ができますように！
最後まで読んで下さりありがとうございました。今日も一日お疲れさまでした！
